テレワークの重要性を大きく変えた新型コロナ

今回の新型コロナウイルスの感染拡大を受け、テレワーク(在宅勤務)の導入機運が高まっている。中小企業でも、あわててDell XPSシリーズをはじめとしたノートPCを従業員に配布したという企業も少なくないだろう。ノートPCを配布することは、テレワークの前提条件とはなるものの、それだけでは不十分だ。テレワークを機能させるには業務プロセスやコミュニケーションの見直し、経営者・従業員双方の意識変革などが求められるからだ。そこで長年にわたり柔軟な働き方を推進してきたコンサルティング会社、テレワークマネジメントの田澤 由利氏に、中小企業におけるテレワーク導入のポイントを聞いた。

―― ここ数年、少子高齢化に伴う労働力不足、ライフスタイルの多様化などによってテレワークを導入する企業が増えてきました。昨今の感染症流行やそれに伴う在宅勤務要請などを受け、現在テレワークの考え方はどう変化しつつあるのでしょうか。

田澤氏 当たり前のことですが、テレワークは新型コロナ対策のためだけにあるのではありません。企業と従業員双方がいろいろなメリットを享受するための働き方のコンセプトです。しかし今回のことで、場所を選ばないはずのテレワークが「在宅勤務」だけにフォーカスされてしまった。これが今までとの大きな違いの1つです。また「一部の従業員」ではなく「全員」が、そしてこれから「長期にわたって続く」という2つの要素も加わりました。

こうした状況が全国津々浦々、しかも大企業だけでなく中小企業も含めて求められてくることは今までありませんでした。我々が長年コンサルしてきた中では、いくらテレワークのメリットをお話ししても、「それは無理だから」「数名ずつ週1ぐらいで始めます」といった企業がほとんどでした。ところが今回のことで一気に多くの企業が取り組まざるを得なくなった。今は皆さん、様々な想定外の事態に直面されている状態だと思いますが、企業側もテレワークのメリットと問題点を同時に実感できるようになりました。今後、テレワークへの意識は大きく2つの方向に変化していくことが予想されます(図1)。

1つは「満員電車に乗らなくても、在宅でこれくらい仕事ができる」「出勤者が減るならオフィス代も節約できる」と、テレワークをポジティブに捉え、積極的に導入していく方向。一方は「やはりできる仕事は限られてしまうから」と、以前のような会社出勤に戻そうとする方向。この二極化が進んでいくと思います。

図1●2つの分かれ道

緊急下でテレワークの実践を余儀なくされた企業は今後、一定の成功体験をポジティブに捉え、次の時代へ進む企業と、“思うように仕事が進まなかった”というネガティブな捉え方で従来通りの業務運用に戻る企業に二極化される

現状、テレワークによって多くの企業で生産性が落ちているのは当たり前です。なぜなら、まだ準備ができていなかったから。でも今回の体験を踏まえ、道具や制度、意識変革などの面でいろいろと工夫し、それらを回復していこうとするのが“Withコロナ”の時代では欠かせない要件になっていくのではないでしょうか。

テレワークは中小企業こそ導入メリットが大きい。その理由は

―― 中小企業のテレワークは現状、どのような段階にあると思いますか。

田澤氏 同じ中小企業でもIT系ベンチャーなどは、既にテレワークを当たり前のように行っていると思います。しかしほとんどの中小企業では「テレワークをやりたいと思っているが踏み切れない」「テレワークは無理、あるいは言葉そのものを知らない」というレベルだと思います。“今この人に辞められたら困るから”と、育児や介護で悩んでいる従業員を引き留めるため、その人向けにテレワークを導入するケースはあるでしょう。ですが、よほどトップの強い意志や経営面で余裕がある企業でなければ、あえて全従業員向けにコストとリスクをかけ、意識変革してまでテレワークを導入しようとはしないのが現状です。

―― それでも田澤さんは以前から、テレワークは中小企業こそ導入メリットが大きいとお話しされています。具体的にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

田澤氏 まずは多様で優秀な人材を確保できること。また、営業社員などを直行直帰にすれば、オフィスを引っ越す際などに大幅なコスト削減が期待できます。今回のようなコロナや台風、災害の際にも出社前提でない働き方なら業務停止も避けられます。

そうした成功例の1つとして有名なのが、岡山のWORK SMILE LABOさんです。きっかけは小さなお子さんがいるパートさんの離職を防ぐためでした。専任のIT管理者がいない中、労務管理やコミュニケーション、セキュリティなどの課題を既存の商品やサービスを組み合わせて実現し、段階的に導入する職種を増やしながら、2017年からは全社員でテレワークを実施するようになりました。結果、残業時間の削減や売り上げ増、生産性のアップだけでなく、新卒採用では地元の大企業並みの応募者数を集めるようになったのです。

―― 誰でも働きやすい環境づくりは、中小企業にとって大きな強みになりますね。

田澤氏 中小企業は人数が少ない分、トップが決断さえすればテレワークの導入は決して難しくありません。大企業と違って小回りが利き、短い期間内で効果を浸透させることができるからです。

仮設クラウドオフィスでまずは「成功体験」を積むことが大事

―― 中小企業がテレワークを実践する上でのポイントとは何でしょう。

田澤氏 最も重要なのが紙のデジタル化、ペーパーレス化です。在宅用のパソコンやネット環境がテレワークのベースにあるのはもちろんですが、そこでやりとりされる業務データがデジタル化されていなければ生産性は上がりません。そのため今回のコロナでは、在宅勤務という名の“自宅待機”や“リスクがあっても会社に出社する”というケースが非常に多かったのではないでしょうか。ニュースなどでは“ハンコ文化がテレワークの阻害要因”などといわれていますが、そもそも週に1~2回の在宅勤務なら、それほどハンコは問題にならなかったはずです。ハンコ文化からの脱却はもちろん必要ですが、それ以前の問題として紙帳票のデジタル化がテレワークに向けた最優先課題だと思います。

―― 本格的にテレワークを導入すると、どのようなことが実現できますか。

田澤氏 在宅でもオフィスでも、全社員が一緒に仕事できるようになります。当社は以前から会社機能をクラウド上に置く「クラウドオフィス」をテレワークの理想形として提唱し、20年近くにわたって実践してきました(図2)。

図2●オフィスでも在宅勤務でも「一緒に仕事」ができるクラウドオフィス

事務所や店舗、営業先など、同じ空間にいない社員にも声を掛けたり、会議に呼び出したり、ネットから顧客先を訪問したりと、密なコミュニケーションを行うことができる

現在は「Sococo(ソココ)」という仮想オフィスコミュニケーションツールを中心に、業務管理用の「F-Chair+(エフチェアプラス)」、コラボレーション用の「Workplace(ワークプレイス)」、Web会議用の「Zoom(ズーム)」などを組み合わせて実現しています。この環境を使えば、個々の社員がどこにいても、あたかも机を並べているように、いつでも声を掛け合い、会議をし、お客様をネット上で訪問したり、ご相談を受けたりすることができます。当社では社員の8割が在宅勤務を実施しており、業務の約95%がネット上で完結しています。

ただし、こうした環境を今すぐ用意してくださいといっても難しいのが現実です。そこで今回のような状況でも、すぐに使い始めることができるツールとして、Zoomを利用した「仮設クラウドオフィス」のソリューションをお勧めしています(図3)。これだけでもWeb会議や報連相、雑談などのコミュニケーション、時間管理、顧客訪問などを行うことができます。まずはその便利さを体感し、“意外と仕事できるよね”といった成功体験を経営者と社員の皆さん全員で共有していただくことが重要だと思います。

図3●仮設クラウドオフィスのイメージ

「仮設クラウドオフィス」はWeb会議ツールだけで実現可能だ。始業から終業までチーム全員がクラウド上のオフィス(会議室)に集まっているイメージとなる。ビデオやマイクは通常オフでもいいが「一緒に仕事をしている」感覚が重要

統一されたマネジメントとコミュニケーションを意識せよ

―― 中小企業にとってはテレワーク導入に際してのPCやネットワーク、セキュリティなどの環境整備も大きな課題となります。IT専任担当者の確保が難しい中小企業が、こうした課題を克服するためには、どのようなアプローチが考えられるでしょうか。

田澤氏 私は総務省 地域情報化アドバイザーの仕事もやらせていただいていますが、そこで中小企業の皆さんからよくお聞きするのが「IT担当者がいない」というお悩みなんです。ITリテラシーがあまりない、テレワークに知見のない方が導入を任されたりすると、例えば助成金がもらえる範囲内で1台でも多くPCを導入しようと、安いモデルをそろえたりしてしまいます。結果、重すぎたりスペックが低かったりして結局は使われないままになってしまうことがよくあります。そういった際に、導入の目的や業務内容、予算に合わせて適切なアドバイスをしてくれるアドバイザーのような存在がいると、物事はかなりスムーズに進んでいくと思います。1人で悩んだり、勝手に判断したりするのではなく、多くのノウハウを持つ外部のプロフェッショナルに相談することが、まずは重要なのではないでしょうか。

―― 最後にテレワークの導入を検討している中小企業の経営者、IT管理者に向けたメッセージをいただけますでしょうか。

田澤氏 テレワークはどうしても、最初にPCやスマートフォンといった仕事環境から入ってしまうことが多いと思います。紙のデジタル化やセキュリティもそうですが、会社として“ここまで用意したのだから、あとは各自がちゃんと仕事してね”となってしまうと失敗することが多いのです。重要なのは、テレワークでも会社にいるのと同様に、一人ひとりの従業員をいかにマネジメントし、どう密にコミュニケーションを図っていくかです。会社用、テレワーク用にルールや運用を分けてしまうと後々大変になるので、どうしたら会社にいるときと同じようにマネジメントできるか、コミュニケーションできるかを、最初からしっかりと意識しながら制度設計を行っていく。こうした視点が何よりも大切になっていくと思います。

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Source

日経BPの許可により、2020年6月24日~7月7日掲載 の日経クロステック Active Special を再構成したものです。

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