多種多様なパソコン管理に追われる中小企業のIT担当者

 従業員が100人に満たない中小企業のIT担当者にとって、業務で使うパソコンの管理は大きな負担だ。人的リソースが限られるため、この規模の企業ではIT専任の部署を置かないのが現実だ。ITに精通した社員が1人で全社のパソコンの面倒を見る「ひとり情シス」や、総務部などの他部門がパソコンの管理を兼任する「ゼロ情シス」の状況にある企業がほとんどだろう。

 中小企業でパソコンの管理を担う社員は、とにかく忙しい。新たにパソコンを導入する際の機種選定から始まって、仕事で使うアプリケーションやドライバーソフトのインストールと初期設定、導入後にはOSやアプリケーションへのパッチの適用、ハードウエア障害への対応、ソフトウエアのバグや操作ミスなどによる不具合への対応、セキュリティ対策の立案など、雑多な運用管理作業をこなさなければならない。最終的には老朽化したパソコンの廃棄処理まで、パソコンのライフサイクル全体にかかわる運用管理を一手に引き受ける必要があるわけだ。

 これらの作業を担っていくためには、様々な知識も必要だ。例えば、パソコンの機種選定だけでも、CPUのパフォーマンスやメモリーとディスクの容量がどれだけ必要かを判断しなければならない。エンジニアやデザイナーなど高パフォーマンスを要求するソフトウエアを使う職種のパソコンでは、事務職の社員よりも上位の機種を選ぶ必要がある。もちろん、運用管理の作業を進めていく上ではハードウエアだけでなく、ソフトウエアやセキュリティに関する知識やノウハウも求められる。ただし現実はそう簡単ではない

 実際、デルが2018年4月に実施した調査では、「あなたのITに関する知識レベルはどのくらいですか」という設問に対して、従業員が99人までの中小企業では「十分にある(情報システム管理者または、それに準ずる知識がある)」という回答が、わずか7.2%にとどまっている。これでは、新たにパソコンを導入する際の機種選定にさえ困っている企業も少なくないだろう。

 人や予算、知識に限りがある中小企業のIT担当者が、パソコンのライフサイクル管理をもっと簡単にするにはどうすればよいのだろうか。

中小企業のパソコン管理の負担を大幅に軽減する方法とは

デル・テクノロジーズの法人向けWebサイト
に表示された相談窓口のタブ。
上から2番目に記載されている電話番号
(フリーダイヤル)が
「デル テクノロジーズ アドバイザー」
へのホットライン

 パソコン管理の負担を解消できる有効な手段の1つが、デル・テクノロジーズが提供している「デル テクノロジーズ アドバイザー」だ。

 デル テクノロジーズ アドバイザーはその名の通り、中小企業のIT活用に関する相談員のこと。アドバイザーはすべてデル・テクノロジーズの正社員が務めており、いずれも中小企業のIT活用に関する専門的なトレーニングを受けたプロフェッショナルだ。従業員が1~99人規模の企業に対応し、電話相談によるアドバイスは基本的に無償。デル・テクノロジーズの法人向けWebサイトの右端に表れる「相談窓口」のウインドウに記載された電話番号にダイヤルすると、デル テクノロジーズ アドバイザーに電話がつながる。

デル・テクノロジーズ株式会社
デル テクノロジーズ アドバイザー
(インサイドセールス
レプレゼンタティブ)
生越 友香子

 デル テクノロジーズ アドバイザーは、新規導入から廃棄に至るまでパソコンのライフサイクル全体の相談に乗ってくれることが大きな特徴だ。新たにパソコンを導入する際には、利用者の使い方を詳しく聞いて、デル・テクノロジーズのラインアップの中から最適なスペックのパソコンを提案してくれる。

 例えば、会議などの際に社内で持ち運ぶような使い方をしているのであれば、自分のデスク上でも快適に利用できる画面サイズを備えたものの中から軽量のノートパソコンを提案する。同じモデルでも、用途や利用するソフトウエアの種類によってメモリーやディスクの容量も変わるという。

 「画像処理ソフトを頻繁に使うようなデザイナー様向けには、高スペックのデスクトップパソコンと大画面・高解像度のディスプレーを提案するなど、職種や働き方にあわせた提案を行っています」と、話すのは実際にデル テクノロジーズ アドバイザーとして、中小企業のIT担当者から相談を受けている生越 友香子だ。

 デル テクノロジーズ アドバイザーに相談すれば、仕事で使うアプリケーションの動作が遅くて困るようなことはなくなる上、Webブラウザーやオフィスソフトしか使わないような利用者に対して
過剰な性能のパソコンを与えるような無駄な投資を防ぐことができる。

新規導入時の初期設定やインストールの時間をゼロに

 ある程度まとまった台数のパソコンを新規に導入する際には、OSやWebブラウザーの初期設定やOSへの最新パッチの適用、オフィスソフトなどの主要なアプリケーションのインストールなどを納入前にあらかじめ行うキッティングサービス(事前設定サービス)もオプションで提供している。自社開発のアプリケーションのように特殊なソフトウエアを使っている場合でも、元となるディスクイメージをDVD-RやUSBメモリーに複製して持ち込めば、同じディスクイメージのパソコンを納入してくれるという。

 パソコンやソフトウエアの環境によって異なるが、これらの作業には通常、1台のパソコンで数十分から数時間を要する。複数のパソコンで同時に作業を行ったとしても、台数が多ければ1日がかりの作業となるだろう。キッティングサービスを活用すれば、この時間をゼロにできるのだ。

 パソコンを入れ替える場合は、古いパソコンを回収するサービスも提供している。パソコンの廃棄には意外と手間がかかる。資源有効利用促進法でメーカーによる回収を義務付けていることに加えて、業務上の重要なデータがディスクに残っているため、情報が漏えいする恐れがあるからだ。

 単にファイルを消しただけでは、情報漏えいを防ぐことはできない。専用のツールを使ったり、専門業者に依頼したりすればファイルを復元することは可能だ。不要になったからといって、ほかのオフィス機器と同様にパソコンを廃棄すると法令違反になる恐れや機密情報が漏えいする可能性がある。デルの回収サービスを利用すれば、データの上書き処理による論理的データ消去やハードディスクの物理破壊(専用機でハードディスクの記録部分のみをピンポイントで加圧変形させ、記録磁性層を破壊し、穴を開け完全に使用を不可能とするもの)を通じて、こうしたリスクを回避できる。ディスク上のファイルをクリーンにした証明書も発行しているという。

どんな困りごとでも気軽に相談できる駆け込み寺

 パソコンの導入時にデル・テクノロジーズから送付する「資産管理シート」も顧客企業から評判の高いサービスだ。これは、パソコンのモデルやスペック、MACアドレス(ネットワークに接続するハードウエアごとに割り当てられた物理アドレス)、OSやアプリケーションのバージョンやライセンス、サービスタグ(パソコン本体に貼り付けたラベルの情報)などを保存したExcelファイル。デル・テクノロジーズの法人向けサービスから購入したパソコンに関する情報を、このファイルで一覧できるようになっている。

 これを活用すれば、いつでもIT資産の棚卸しができる。これは企業にとって、重要な取り組みだ。IT資産の状況を把握していないと、OSやアプリケーションのサポートが切れて、パッチが提供されずに脆弱性が残ったまま使い続けるという恐れもある。さらに、業務で使っているソフトウエアに大きなバージョンアップがあった際に、CPUのパフォーマンス不足やメモリーやディスクの容量不足で使えなくなるパソコンが出てくるケースもあるだろう。デル テクノロジーズ アドバイザーも資産管理シートを共有しているので、相談の際には詳細なアドバイスを提供することが可能になっている。

 デル テクノロジーズ アドバイザーが対応するのは、パソコン管理だけではない。日常的なIT運用における、パソコン以外の周辺機器や、利用するソフトウエアに起因する問題でも“悩み相談”にも乗ってくれるという。「私たちは、ほかのIT事業者やソフトウエアメーカーからのトレーニングも受けていますので、電話だけでは対応できない問題でも、できるだけ解決の道筋をご提示するようにしています」と生越は語る。

 例えば、ハードウエアの障害などで電話での対応だけでは問題を解決できない場合は、オンサイトの保守を手配するケースもあるという。第三者のソフトウエアのバグのようにデル・テクノロジーズのサポートだけでは解決できない場合は、相談先を紹介するなどの解決策を提案する。

 「パソコン管理はもちろん、ITに関するお困りごとがあれば、まずは相談窓口にお電話いただきたい」と生越は笑顔で語った。

※ デル・テクノロジーズ株式会社は、デル株式会社およびEMCジャパン株式会社の合併により設立されました。

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Source

日経BPの許可により 2019年11月26日~2020年1月9日掲載の日経クロステック Active Specialを再構成したものです

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